Contrato de mantenimiento de climatización para empresas: qué tiene que incluir
Un contrato de mantenimiento de climatización tiene que definir qué equipos cubre, qué tareas se hacen y cada cuánto, cómo se atienden las fallas, qué repuestos incluye y qué informes recibe la empresa. La clave es la trazabilidad: poder verificar qué se contrató, qué se hizo y qué quedó pendiente.
Expresiones como “abono mensual”, “servicio integral” o “guardia permanente” no dicen nada por sí solas. Esta guía sirve para convertirlas en compromisos que la empresa pueda controlar, con cualquier prestador. El preventivo importa: según ENERGY STAR, el programa de eficiencia del gobierno de EE.UU., las buenas prácticas de mantenimiento reducen el riesgo de falla prematura y de paradas no programadas. Además, la agencia ambiental de EE.UU. (EPA) advierte que las bandejas de condensado mal mantenidas pueden acumular moho y bacterias (más detalle en qué pasa si no hacés mantenimiento).
¿Qué tiene que figurar al inicio del contrato?
Un anexo con el inventario de lo que se mantiene:
- Equipos incluidos: splits, VRF, rooftops, unidades de tratamiento de aire, chillers, fan coils, bombas, torres y controles, según corresponda.
- Marca, modelo, número de serie, capacidad, ubicación y código interno de cada uno.
- Tipo de refrigerante y carga de cada circuito.
- Límites del servicio: si incluye tableros, cañerías, conductos, desagües, ventilación y automatización.
Antes de que empiece la cobertura conviene firmar un acta de estado inicial, con fallas preexistentes y equipos fuera de servicio. Esa acta separa los trabajos para poner la instalación en condiciones de lo que es mantenimiento de ahí en adelante.
¿Qué incluye el mantenimiento preventivo?
El contrato tiene que traer una matriz de equipo, tarea, frecuencia y registro, no solo una cantidad de visitas. Las tareas y frecuencias se ajustan al manual de cada equipo y a su uso; por eso el detalle varía entre un mantenimiento de sistemas VRF y uno de split. Lo que conviene dejar escrito por área:
| Área | Qué definir |
|---|---|
| Filtros | Inspección, limpieza o reemplazo, y si los filtros están incluidos |
| Intercambiadores | Método de limpieza y productos permitidos |
| Condensados | Bandejas, desagües, sifones y prueba de escurrimiento |
| Mecánica | Ventiladores, correas, rodamientos y vibraciones |
| Electricidad y control | Conexiones, protecciones, mediciones y alarmas |
| Circuito frigorífico | Indicios de fuga, aislaciones y parámetros según el fabricante |
| Sistemas de agua | Bombas, filtros, válvulas y si incluye tratamiento de agua |
| Operación estacional | Preparación para frío o calor y prueba de funcionamiento |
Los sistemas de agua suman tareas específicas: el mantenimiento de chillers tiene su propio plan. Y hay que aclarar si el servicio incluye la renovación de aire y la extracción: que los equipos enfríen no significa que la ventilación esté resuelta.
¿Cómo se manejan el mantenimiento correctivo y los repuestos?
Conviene separar tres etapas: diagnóstico (qué falló y por qué), contención (dejar la instalación segura o recuperar parte del servicio) y reparación definitiva (reemplazos, pruebas y cierre). El contrato tiene que definir:
- Si incluye mano de obra correctiva y cuántas intervenciones cubre.
- Si el diagnóstico, el traslado y el desmontaje están incluidos.
- Quién autoriza los trabajos adicionales.
- Qué pasa con fallas repetidas por la misma causa.
- Qué garantía tienen los trabajos.
Para los repuestos, conviene una lista de incluidos y excluidos: filtros, correas, contactores, sensores, placas electrónicas, motores, compresores, intercambiadores, refrigerante y aceite. “Mantenimiento integral” no significa que todo eso esté cubierto. También hay que pactar si se usan repuestos originales o equivalentes autorizados.
No se contrata una “recarga de gas” periódica. Se contrata detección y reparación de fugas, con registro del refrigerante. La guía oficial para frigoristas de la Provincia de Buenos Aires recomienda inspeccionar los sistemas regularmente y reparar las fugas detectadas.
¿Qué son las guardias y los tiempos de respuesta (SLA)?
La guardia tiene que describirse en concreto: horario de cobertura, fines de semana y feriados, zona, canal para abrir un incidente, escalamiento y si la atención es presencial, remota o ambas.
El SLA (acuerdo de nivel de servicio) fija tiempos medibles. Conviene distinguir cinco hitos:
| Hito | Qué se mide |
|---|---|
| Acuse de recibo | Hasta que el incidente queda registrado |
| Primera atención | Hasta el inicio del diagnóstico remoto o telefónico |
| Llegada | Hasta que el técnico está en el lugar |
| Restablecimiento provisional | Hasta recuperar una condición operativa acordada |
| Resolución definitiva | Hasta reparar, probar y cerrar el incidente |
Los incidentes se clasifican por criticidad: riesgo para personas o bienes, pérdida de climatización de un sector esencial, degradación parcial y fallas sin impacto inmediato. No hay un plazo legal único de atención: los tiempos se negocian según la criticidad, la ubicación, el respaldo y los repuestos disponibles. También hay que definir cuándo empieza a correr el reloj y qué pasa si no se cumple.
¿Qué informes hay que exigir?
- Parte por visita: fecha, técnico, equipos, tareas previstas y realizadas, mediciones, alarmas, repuestos usados, pendientes, estado en que queda cada equipo y conformidad del cliente.
- Informe periódico: cumplimiento del plan, incidentes, tiempos de atención, fallas repetidas y reparaciones pendientes.
- Bitácora del refrigerante: por equipo o circuito, con el refrigerante y su carga de referencia, las cantidades agregadas y recuperadas, el motivo, dónde estaba la fuga, cómo se reparó y quién intervino.
¿Abono mensual, por visita o full service?
| Modalidad | Qué tiene que definir | Qué no dar por incluido |
|---|---|---|
| Abono mensual | Plan, calendario de visitas, informes y disponibilidad | Correctivos, guardias, repuestos y refrigerante |
| Por visita | Equipos, tareas y entregable de cada visita | Prioridad ante fallas o atención fuera de horario |
| Full service | Preventivo, correctivo, materiales cubiertos, guardias y límites | Todos los repuestos o el reemplazo de equipos |
El nombre comercial de la modalidad no reemplaza la lista de lo incluido.
¿Qué responsabilidades tiene la empresa y cuáles el prestador?
Algunas obligaciones son legales y corresponden al empleador. La Ley 19.587 de Higiene y Seguridad en el Trabajo, en su artículo 9, obliga al empleador a mantener las instalaciones en buen estado, a disponer equipos para la renovación del aire y la eliminación de impurezas y a conservar las instalaciones eléctricas. Si el propietario del edificio y el empleador son personas distintas, esa obligación no pasa automáticamente al propietario.
El Decreto 351/1979, reglamentario de esa ley, regula la ventilación en los artículos 64 a 70 de su anexo I: condiciones que no perjudiquen la salud, caudales mínimos según actividad y volumen por persona y reposición del aire extraído. Su artículo 98, sobre instalaciones eléctricas, exige personal capacitado y autorizado, verificaciones periódicas y registro de resultados.
Esta nota es orientativa: no reemplaza el asesoramiento legal ni la verificación de las exigencias de cada jurisdicción.
Además, conviene dejar a cargo de la empresa: dar acceso seguro a equipos, salas técnicas y techos; entregar planos, manuales e historial; coordinar las paradas; designar quién autoriza trabajos; avisar cambios de uso u ocupación, y coordinar las intervenciones con su servicio de Higiene y Seguridad.
¿Qué revisar antes de contratar?
- Relevamiento presencial y propuesta escrita, con inventario y exclusiones.
- Experiencia comprobable en la tecnología instalada (VRF, chillers, automatización).
- Responsable técnico identificado y sus acreditaciones.
- Procedimientos de seguridad, cobertura del personal y seguros.
- Herramientas adecuadas al refrigerante de los equipos.
- Disponibilidad real de repuestos y soporte del fabricante.
- Un ejemplo de informe técnico y del sistema de incidentes.
- Referencias de instalaciones parecidas.
- Condiciones de subcontratación.
- Vigencia, renovación, rescisión y entrega del historial al terminar.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre mantenimiento preventivo y correctivo?
El preventivo es el trabajo planificado para que los equipos no fallen: limpieza de filtros e intercambiadores, revisión de desagües, mediciones eléctricas, control de fugas y preparación para cada temporada, con frecuencias definidas. El correctivo es la respuesta a una falla: diagnóstico, contención y reparación. En un contrato conviene separarlos con claridad, porque muchas modalidades incluyen el preventivo y dejan afuera la mano de obra correctiva o los repuestos.
¿Cada cuánto se hace el mantenimiento de la climatización de una empresa?
No hay una frecuencia única. Depende del manual de cada equipo, de las horas de uso, de la suciedad del ambiente y de la carga de refrigerante. Por eso el contrato tiene que traer una matriz que diga, para cada equipo, qué tarea se hace, cada cuánto y cómo queda registrada, en lugar de solo prometer una cantidad de visitas por mes.
¿El abono de mantenimiento incluye repuestos?
Depende del contrato, y no conviene darlo por hecho. En un abono mensual típico, los correctivos, las guardias, los repuestos y el refrigerante pueden quedar afuera. Incluso en un full service, lo habitual es que queden afuera algunos repuestos y el reemplazo de equipos completos. Lo que corresponde es pedir una lista concreta de repuestos incluidos y excluidos y definir si se usan originales o equivalentes autorizados.
¿Hay una ley que obligue a mantener el aire acondicionado de una empresa?
En los establecimientos laborales, la Ley 19.587 obliga al empleador a mantener las instalaciones en buen estado y a disponer equipos para renovar el aire, y el Decreto 351/1979 regula la ventilación y el mantenimiento de las instalaciones eléctricas. No fija una temperatura única obligatoria, como 24 °C, para todos los ambientes. Cada jurisdicción puede sumar exigencias propias.
¿Qué es un SLA en un contrato de mantenimiento?
Es el acuerdo de nivel de servicio: los tiempos de respuesta que el prestador se compromete a cumplir, medidos en hitos como el acuse de recibo, la primera atención, la llegada del técnico, el restablecimiento provisional y la resolución definitiva. Los plazos se negocian según la criticidad de cada falla, porque no hay un plazo legal único. Un buen SLA define también cuándo empieza a correr el tiempo y qué pasa si no se cumple.
Fuentes
